第一条　为促进各学院内部控制制度建设，加强经济管理工作的内部监督，维护学校的利益，根据《中华人民共和国会计法》、《内部会计控制规范――基本规范（试行）》、《内部会计控制规范――货币资金（试行）》、《高等学校财务制度》等法律规章及学校的有关规定，制定本指南。
第二条　本指南所称内部控制是为合理保证学院经济活动的效益性、经济活动记录的真实性、可靠性和法律法规的遵循性，保护资产的安全、完整，确保有关规章制度的贯彻执行而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。
第三条　本指南适用于按照北京交通大学现行财务管理体制、制度进行管理的学院和实体系所。由于我校的财务管理实行"统一领导，集中管理"的财务管理体制，学院一级不设置独立的会计机构，会计核算由计财处负责，本指南只涉及学院和实体系所部分的内部控制。
第四条　各学院应当根据有关规定和本指南，建立适合本单位业务特点和管理要求的内部控制制度，并组织实施。
第五条　学院负责人对本单位内部控制制度的建立、健全及有效实施负责。

第二章　内部控制的目标和原则

　　第六条 学院内部控制应当达到以下基本目标：
（一）规范学院经济活动及会计行为，保证会计资料真实、完整。
（二）堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为，保护单位资产的安全、完整、高效。
（三）保证国家法律法规、学校规章制度和单位内部规章制度的遵守和执行。
第七条　学院内部控制的基本原则：
（一）内部控制应当符合国家有关法律法规和学校相关规定，以及单位的实际情况；
（二）内部控制应当约束单位内部的所有人员，任何个人都不得拥有超越内部控制的权力；
（三）内部控制应当涵盖单位内部各项经济业务及相关岗位，并应针对业务处理过程中的关键控制点，落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节；
（四）内部控制应当保证学院内部机构、岗位的合理设置及职责权限的合理划分，坚持不相容职务相互分离，确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督。需要分离的职责主要有：授权审批、业务经办、会计记录、财产保管、检查等；
（五）内部控制应当遵循成本效益原则，以合理的控制成本达到最佳的控制效果；
（六）内部控制应随着外部环境的变化、单位业务职能的调整和管理要求的提高，不断修订和完善。
第三章　内部控制的内容

　　第八条　内部控制整体架构主要由控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督构成。学院内部控制的内容主要包括：货币资金、实物资产、物资采购、工程项目、合作办学等经济业务的控制。
第九条　学院应建立良好的控制环境。控制环境是影响建立、加强或削弱特定政策和程序效率的各种因素。根据学院具体情况，控制环境应包括：
（一）建立重大事项的决策机构和程序
学院院长和党委书记、实体系所所长和党总支书记对所属单位实行领导，对本单位的经济活动负共同责任。学院的重大问题应由党政联席会议讨论决定。涉及单位教职工福利、分配、奖惩及重大改革方案应有工会主席或教代会代表列席，其他需要列席会议的人员视会议议题由院长（所长）和书记确定。党政联席会议应有专人负责记录，会议纪要应当妥善保管。学院应成立财经管理监督委员会，负责学院的经济监督，该委员会应当以教职工代表为主。
（二）合理地、有效地分配职责和权限
学院领导班子应充分重视本单位经济活动及财务管理工作，重视单位内部控制制度的建立健全工作。应明确规定涉及内部控制相关工作的授权审批范围、权限、工作程序、责任和纪律要求，并有正常途径了解上述制度的执行情况和相关工作人员的履职情况，保证办理相关事务的规则、程序能够有效防范和控制违法、舞弊等行为的发生。
学院内部各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任，经办人员在授权范围内办理业务。学院内部控制系统的责任分配有： 　　　　
1 ．明确分管财务的院领导，在授权的范围内实行"一支笔"审批制度；
2 ．明确专人负责印章管理，做好印章使用记录；
3 ．明确兼职会计人员岗位职责；
4 ．明确经济活动原始凭证、会计记录和财务会计报告的处理程序，建立和健全会计档案保管和会计工作交接办法，会计与出纳岗位严格分离；
5 ．兼职会计人员应有足够的胜任能力；
6 ．不相容职务之间实行定期轮换；出纳人员不得兼任会计档案保管和收入、支出、债权债务账目的登记工作。
7 ．在岗位设置时，应避免直系亲属或具有亲密关系人员担任不相容职务；
8 ．实行预算管理，预算资金实行责任人限额审批，限额以上资金实行集体审批。
第十条　学院应树立风险意识，针对各个风险控制点，建立有效的风险管理系统，对财务风险和其他风险进行全面防范和控制，并进行合理的风险评估。
第十一条　学院应当对货币资金收支和保管业务建立严格的授权审批制度，办理货币资金业务的不相容岗位应当分离，相关机构和人员应当相互制约，确保货币资金的安全。控制程序主要有：
（一）学院对于重要货币资金收付业务，应当实行集体决策和审批，并建立责任追究制度，防范贪污、侵占、挪用货币资金等行为；
（二）只有经授权的人员才可以接触现金收支业务；不得由一人办理货币资金业务的全过程；
（三）学院应加强现金库存限额的管理，超过库存限额的现金应及时存入计财处；
（四）学院收取的现金和支票在上交计财处之前要妥善保管，如果收入无法当日上交，应有安全保存管理设施；
（五）去计财处交存现金的人员在途中应有适当的保护措施。数量巨大的，应与计财处、保卫处商定保护措施；
（六）学院取得的现金、支票、汇票等货币资金收入必须及时记录并交计财处入账，不得私设"小金库"，不得账外设账，严禁收入不入账；
（七）学院应当定期和不定期地进行现金盘点，确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符，要及时查明原因，做出处理。
学院应当指定专人定期核对银行存款，每月至少核对一次，如出现账款不符，要及时查明原因，及时处理；
第十二条　学院应当按照报校计财处经物价管理部门批准的标准收费，确保收入的合法性、完整性和会计记录的真实性，收入和支出严格按照"收支两条线"管理。学院收入和收款的控制程序有：
（一）办班、与外单位合作合同的签订程序、形式、及合同的内容应符合《合同法》和学校有关规定的要求，所签合同应当经学院负责人、主管部门及校领导审批，合同签订应当由专人负责执行并登记、保管和归档，合同应报主管部门和计财处备案；
（二）学院财会人员应及时将办班收入上缴学校，严格执行结算制度，及时按学校的有关规定进行分配结算。所有收入应统一使用学校领回的发票、收据，不得使用自己购买的收据
（三）依据《中华人民共和国发票管理办法》和学校的票据管理制度，对发票、收据的领购、开具和保管等进行严格控制，并保证其合法、真实、正确和安全。开收据、发票的职责和收钱的职责相分离；分发收据、发票给其他人员应进行登记并定期核销，会计根据所开收据资金额与出纳或其他工作人员实收数核对后在备查账上登记；
（四）有关收费标准应该按照要求告知交款者，并在各个部门公开张贴；
（五）收入项目应按规定开具相关票据；
（六）折扣、降价、退款及费用调整必须经过批准，并公示；
（七）收入上交计财处后应取得交款证明，并送交本单位财务负责人，作为与计财处核对的备份资料，以确认送款人已将款项交计财处。
第十三条　学院应当建立实物资产管理的岗位责任制度，对实物资产的采购、验收入库、领用、分配、付款、盘点及处置等关键环节进行控制，防止实物资产被盗、毁损和流失。学院的实物资产主要是低值易耗品和固定资产，控制程序主要有：
（一）大型采购应按照学校校发211字［2002］29号文件的规定进行招标采购。超过规定限额的由学科建设与条件装备处组织招标，规定限额以下的由单位自己组织招标；
（二）实物资产的购入和发出应经过授权和计划、请购、审批手续；
（三）实物资产的购销应当与对方签订有效的经济合同；
（四）付款前应核对合同的有关条款，发票应与采购收货单相匹配；
（五）设置独立的实物资产验收人员，所采购的物资应根据合同进行严格的验收，包括核点数量，检测质量，出具验收单等；
（六）对实物资产进行定期盘点，固定资产应由专人负责保管；
（七）各项固定资产购入后应及时到学科建设与条件装备处、计财处办理报增上账手续；固定资产验收清单应由固定资产管理人员妥善保管；
（八）固定资产的毁损、报废等处置应按照规定的程序进行。
第十四条　学院应当建立规范的工程项目决策程序，明确相关部门和人员的职责权限，建立工程项目投资决策的责任制度，加强工程项目的概算、立项、审批工作；参加工程项目招投标；配合建设单位认真做好工程项目设计变更、洽商、隐蔽工程的签证，施工质量的监督，竣工验收等工作。防范工程项目决策失误及工程发包、承包、施工、验收等过程中的舞弊行为。
工程项目招标按校发基字[2002]17号文《北方交通大学工程建设项目招投标暂行规定》执行。
第＋五条　学院不得用国家拨款和规定不得用于对外投资的其他资金进行对外投资；不得以学校、学院资产向单位或个人提供担保。
第十六条　学院应当建立成本费用控制系统，制定费用开支范围和标准，分解费用指标，控制成本费用差异，考核成本费用指标的完成情况，落实奖罚措施，降低成本费用，提高经济效益。费用开支的控制程序有：
（一）编制费用计划；
（二）各项支出需先提出申请、经办人签名、"一支笔"审批，并有书面记录，重大支出应经过集体讨论决定；
（三）各项支出记录必须附有相关合同、协议、批示、发票、发放表等原始凭证，应分年度、按时间顺序妥善保存；
（四）定期进行费用分析和考核并在一定范围公开。
第十七条　学院应加强预算编制、执行、分析、考核等环节的管理。明确预算项目，建立预算标准；规范预算的编制、审定、下达和执行程序；及时分析和控制预算差异，采取改进措施，确保预算的执行。预算资金实行责任人限额审批，限额以上资金实行集体审批。严格控制无预算的资金支出。
第十八条　学院应加强内部控制的信息传递与沟通。学院的内部控制的信息传递和沟通主要有以下几个方面：
（一）学院应依据《中华人民共和国会计法》、《高等学校财务制度》和学校统一的财经管理办法，制定适合本单位的财经管理工作制度和办法，并制订成书面文件，向所有员工公开，使每个人清楚自己的职责；
（二）学院应建立和完善内部报告制度，全面反映经济活动情况，及时提供业务活动中的重要信息，增强内部管理的时效性和针对性；
（三）有关年度的收支、预算分配、财经状况等应当在一定范围内公开。
第十九条　学院内部控制系统应接受监督，主要是评估内部控制制度的设计和运作情况。监督可以分为学院自行评价及接受计财处、审计处的监督，以确保内部控制持续有效的运作。
（一）学院自行评价。学院每年应对内部控制制度的执行情况进行评价，并及时和更新内控制度。二级工会和学院教代会应对内部控制进行评价监督。具体工作的开展可委托二级工会和学院教代会组织安排。
（二）接受计财处、审计处监督。计财处、审计处应当对各单位内部控制制度的执行和有效性定期进行检查：
1 ．对内部控制的执行情况进行检查和评价；
2 ．撰写检查报告，对涉及的各项经济业务、内部机构和岗位在内部控制上存在的缺陷提出改进建议；
3 ．对执行内部控制成效显著的内部机构和人员提出表彰建议，对违反内部控制的内部机构和人员提出处理意见。
第四章　附则

　　第二十条　本指南由审计处负责解释。
第二＋一条　本指南自发布之日起施行，各学院应根据要求制订适合本单位的内部控制制度，并准备接受检查。